Política de tratamiento de datos personales

Contenido

POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES COINGENIA: Proyectos, educación & economía naranja SAS

-Identificación del responsable del tratamiento de datos personales
-Legislación aplicable
-Generalidades
–Canales de obtención de datos personales
-Alcance
-Definiciones
-Principios aplicables al Tratamiento de Datos
-Tratamiento y finalidades a la cual serán sometidos los Datos Personales tratados por COINGENIA
–Tratamiento
-Derechos de los Titulares de Datos Personales
-Área encargada de tramitar las consultas, peticiones, quejas o reclamos
-Procedimiento para Atención y Respuestas a Peticiones, Consultas, Quejas y Reclamos de los Titulares de Datos Personales
-Procedimiento para la realización de Peticiones o Consultas
-Procedimiento para la realización de quejas y reclamos
-Seguridad
-Autorización
-Disposiciones especiales para el Tratamiento de Datos Sensibles
-Tratamiento de Datos Personales de naturaleza sensible
-Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes
-Información recibida de forma pasiva o cookies
-Transferencia, Transmisión y Revelación de Datos Personales
-Transferencia internacional de datos personales
-Cambios en el presente Política
-Vigencia
-Actualizaciones

  1. Identificación del responsable del tratamiento de datos personales.

Razón Social:

COINGENIA: Proyectos, educación & economía naranja SAS
NOMBRE COMERCIAL: COINGENIA

Domicilio:
Pereira, Risaralda – Colombia
Dirección:
Carrera 18 # 10-67, Barrio Pinares, Pereira

  1. Legislación aplicable.

    • Constitución Política de Colombia artículo 15
    • Ley 1266 de 2008
    • Ley 1581 de 2012
    • Decreto reglamentario 1727 de 2009
    • Decreto reglamentario 2952 de 2010
    • Decreto reglamentario 1377 de 2013
    • Sentencia C-1011 de 2008
    • Sentencia C-748 del 2011

  1. Generalidades

COINGENIA: Proyectos, educación & economía naranja SAS (en adelante COINGENIA o la Empresa) está comprometida con la protección de la información que tiene carácter de privada o confidencial, obtenida dentro del marco del desarrollo de sus actividades comerciales y legales.

Para efectos del cumplimiento de la normatividad vigente respecto al tratamiento de datos personales, el objetivo del presente documento es definir el actuar de COINGENIA en la protección de la información confiada, limitando su intención a obtener, exclusivamente, aquella información que ha sido suministrada de manera voluntaria por nuestros clientes, contratistas, proveedores, empleados exempleados, visitantes y en sí, cualquier persona que tenga algún tipo de relación con la Empresa.

Por medio del presente documento se deja claridad de que, al momento de suministrar cualquier información personal a COINGENIA, el titular de los datos acepta que dicha información sea utilizada de acuerdo con la presente Política de Tratamiento de Datos, resaltando que la Empresa no utilizará los datos suministrados para fines diferentes a los establecidos en el presente documento.

El uso de datos personales con una finalidad diferente a la indicada en el presente documento deberá estar enmarcado dentro de las excepciones normativas o jurisprudenciales a que haya lugar o contar con la autorización expresa del titular.

  1. Canales de obtención de datos personales:

La información de carácter privada o confidencial a la que se refiere esta política puede ser obtenida por COINGENIA, a través de, pero sin limitarse a, los siguientes canales.

  1. Relación comercial o profesional con el respectivo cliente, proveedor o terceros.
  2. Relación laboral con los empleados y exempleados.
  3. Aplicación a procesos de selección.
  4. Asistencia a capacitaciones, seminarios, charlas o cursos.
  5. Remisión de correos electrónicos solicitando o remitiendo información.
  6. Convocatorias web o publicidad a través de redes sociales.
  7. Desarrollo de campañas publicitarias o creación de contenido.

Esta Política de Privacidad de Tratamiento de Datos Personales es de obligatorio cumplimiento para COINGENIA.

  1. Alcance:

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que sean objeto de tratamiento por parte de COINGENIA.

  1. Definiciones.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable o el Encargado, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales. Mediante esta se le informa acerca de la existencia de Políticas de Tratamiento de Información que serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Bases de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de tratamiento y permita su consulta y conocimiento por parte del Responsable o Encargado.

Clientes: Persona Natural o Jurídica, Pública o Privada con los cuales COINGENIA tenga una relación comercial. Comprende, pero no se limita a esta definición a: Clientes, usuarios, proveedores, aliados o modelos.

Dato Personal: Cualquier información, privada o semiprivada, que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables. Algunos ejemplos son, pero sin limitarse a ellos: dirección, correo electrónico, número de teléfono, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros, cartas o información laboral, estado de cuenta, etc…

Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen su origen racial o étnico, orientación sexual o política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, o que promueva intereses de cualquier partido político que garanticen los derechos y garantías de los partidos políticos de oposición, así como los relativos a salud, datos biométricos, entre otros, captura de imagen físicas o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de la mano, etc…

Encargado de tratamiento de datos: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará plenamente quien será el Encargado y se tomarán las medidas pertinentes para la protección de Datos Personales.

Reclamo: Solicitud del Titular del Dato o de las personas autorizadas por este o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.

Términos y Condiciones: Marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.

Titular: Persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento del Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Responsable: Persona Natural o Jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, recolecte o decida sobre la base de datos y/o tratamiento de datos.

  1. Principios aplicables al Tratamiento de Datos.

Para el tratamiento de Datos Personales, COINGENIA aplicará los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de Datos Personales.

Legalidad: El Tratamiento de Datos Personales se realizará conforme a las disposiciones legales consagradas en la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, o cualquier otra que regule la materia.

Finalidad: Los Datos Personales serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual será informado al Titular o permitido en la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.

Libertad: La recolección de Datos Personales sólo podrá ejercerse con autorización, previa, expresa e informada del Titular.

Veracidad y Calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales sólo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o personas previstas en la ley.

Seguridad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se manejarán adoptando medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Confidencialidad: Todos los funcionarios que trabajen en COINGENIA están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo o contrato con COINGENIA.

  1. Tratamiento y finalidades a la cual serán sometidos los Datos Personales tratados por COINGENIA.

8.1. Tratamiento:

COINGENIA, actuando en calidad de Responsable de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondiente a personas naturales y jurídicas con quienes tiene o ha tenido relación, entre los cuales están pero sin limitarse a: trabajadores y familiares de estos, clientes, proveedores, contratistas, deudores solidarios, apoderados, entre otros. Para las siguientes finalidades:

8.1.1 Finalidades del Tratamiento de Datos Personales.
  • Realización de campañas de mercadeo (incluyendo concursos, rifas y sorteos) realizados por COINGENIA, relacionadas con el objeto social de la Empresa.
  • Creación de portafolios de servicios, con el fin de mostrar trabajos realizados a clientes nuevos o prospectos y registrar la experiencia de la Empresa.
  • Contactar posibles clientes para el agendamiento de citas y asesorías concertadas.
  • Controlar el acceso a las oficinas de COINGENIA y establecer medidas de seguridad, incluyendo establecimiento de zonas videovigiladas.
  • Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercadeo sobre preferencias de mercado, y análisis estadísticos para usos internos.
  • Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y transmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir Datos Personales.
  • Eventualmente, contactar vía correo electrónico, telefónica, o cualquier otro medio, personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, pero sin limitarse a, trabajadores, clientes, proveedores, contratistas, deudores solidarios, modelos entre otros. Para las finalidades antes mencionadas.
  • Transferir la información recolectada a distintas áreas o departamentos de COINGENIA y a sus compañías vinculadas en Colombia o en el Exterior, cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativos, tesorería, contabilidad, mercadeo entre otros).
  • Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
  • Registrar los Datos Personales en los sistemas de información de COINGENIA, y en sus bases de datos comerciales y operativas.
  • Cualquier actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de COINGENIA
8.1.2. Respecto de los datos personales de clientes y contratista
  • Cumplir las obligaciones contraídas por COINGENIA con sus clientes y contratistas al momento de entablar relación comercial o contractual.
  • Enviar información sobre cambios en las condiciones de los servicios ofrecidos por COINGENIA.
  • Enviar información sobre ofertas en los servicios ofrecidos y sus aliados comerciales.
  • Para el fortalecimiento de las relaciones con los clientes, mediante toma de información relevante para mejorar el servicio y evaluación de calidad.
  • Para la determinación de las obligaciones pendientes, la consulta de información, la consulta de información financiera e historial crediticio, reporte a las centrales de información de obligaciones cumplidas, respecto a sus deudores.
  • Trasladar información a la aseguradora, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones contraídas con y por COINGENIA.
  • Permitir que compañías vinculadas con COINGENIA con las cuales ha celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad y el adecuado Tratamiento de Datos Personales, contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés.
  • Controlar el acceso a las oficinas de COINGENIA y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas videovigiladas.
  • Utilizar los distintos servicios a través de sitios web de COINGENIA, incluyendo descargas de contenidos y formatos.
8.1.3. Respecto de Datos Personales de nuestros empleados.
  • Administrar y operar, directamente o por intermedio de terceros, procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de participantes y verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.
  • Desarrollar las actividades propias de la gestión de recursos humanos dentro de COINGENIA, tales como nómina, afiliación a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de potestad sancionatoria del empleador, entre otras.
  • Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
  • Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.
  • Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo de este.
  • Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte a su utilización.
  • Planificar actividades empresariales.
8.1.4. Respecto a nuestros contratistas y proveedores. 
  • Invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por COINGENIA.
  • Evaluación y cumplimiento de las obligaciones contraídas contractualmente.
  • Realizar registro en los sistemas de COINGENIA.
  • Procesar pagos y verificar saldos pendientes.
8.1.5. Tratamiento de fotos o videos.

Es posible que todas las personas que ingresen a las instalaciones de COINGENIA o asistan a eventos tales como, pero no limitados a, capacitaciones, foros, charlas, campañas de merchandising, sean empleados o no, podrán ser fotografiados o filmados y dicho material podrá ser utilizado para los siguientes propósitos.

  1. Mantener y garantizar la seguridad en las instalaciones de COINGENIA, así como de las personas y bienes que en ellas se encuentran. Para estos efectos, la Empresa eventualmente podrá transferir los datos recolectados a compañías expertas en seguridad privada de acuerdo con los protocolos que para tal fin fijen las normas que regulen dicha actividad y/o las mejores prácticas del mercado.

Elaboración de, pero sin limitarse a, videos, brochures, informes de servicios contratados, material POP de carácter institucional, el cual podrá ser presentado o difundido y/o enviado a empleados, proveedores, clientes actuales o potenciales, así como a terceros, para efectos de fidelización, información y promoción.

Tal material podrá así mismo ser utilizado en eventos, capacitaciones, reuniones, entre otras actividades propias de los servicios prestados por COINGENIA.

Sin perjuicio de lo anterior, las personas que ingresen a las instalaciones de COINGENIA podrán no autorizar que sus datos personales incluidos los registros fotográficos o de video, tengan el tratamiento anteriormente mencionado

Para lo cual deberá diligenciar el formulario de no autorización para el tratamiento de datos personales indicado en el numeral segundo, caso en el cual el tratamiento de datos solo se realizará en virtud de lo dispuesto en el numeral primero, con la garantía de ser destruidos, de acuerdo con las prácticas respectivas de las empresas de seguridad privada o normatividad vigente.

  1. Derechos de los Titulares de Datos Personales.

Las personas naturales o jurídicas cuyos Datos sean objeto de Tratamiento por parte de COINGENIA tienen los siguientes derechos.

  1. Conocer los Datos Personales sobre los cuales COINGENIA está realizando Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar, en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado, o no tenga relevancia para las finalidades u objeto social de COINGENIA.
  2. Solicitar prueba de la autorización entregada a la compañía para el Tratamiento de sus Datos Personales.
  3. Ser informado por COINGENIA, previa solicitud, respecto al uso que ésta le está dando a sus Datos Personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales).
  5. Solicitar a COINGENIA la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante presentación de un reclamo, de acuerdo a los procedimientos establecidos en esta política. No obstante, la solicitud de revocatoria o supresión no procederá cuando el Titular tenga deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y COINGENIA, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos u otra relación contraída por el Titular.
  6. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales que haya sido objeto de Tratamiento.
  7. Abstenerse de responder preguntas sobre Datos Sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de los niños, niñas o adolescentes.

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas: 

  • Por el Titular.
  • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  • Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o poder.
  • Por estipulación a favor de otro o para otro.

  1. Área encargada de tramitar las consultas, peticiones, quejas o reclamos.

La dirección ejecutiva de COINGENIA es la dependencia que tiene a su cargo dar trámite a las solicitudes de los Titulares para hacer efectivos sus derechos.

La dirección ejecutiva ha sido designada para la recepción y atención de Solicitudes, Quejas, Reclamos, Peticiones o Consultas frente al Titular de la Información el cual podrá ejercer sus derechos a conocer, consultar, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización por los siguientes medios:

Dirección Física: Ciudadela Comfamiliar Cuba – Manzana 1 Casa 5.

Correo Electrónico: proyectos@coingenia.co

Telefónica: +57 315 5869324

  1. Procedimiento para Atención y Respuestas a Peticiones, Consultas, Quejas y Reclamos de los Titulares de Datos Personales.

Los Titulares de Datos Personales tratados por COINGENIA tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles del Tratamiento de Datos llevado a cabo, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando consideren que resultan excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos.

Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva son:

  • Comunicación dirigida a COINGENIA, área de Dirección Ejecutiva, a la dirección física: Ciudadela Comfamiliar Cuba – Manzana 1 Casa 5
  • Solicitud enviada al correo electrónico: proyectos@coingenia.co

Estos canales podrán ser utilizados por los Titulares de Datos Personales o terceros autorizados por ellos o por la ley para actuar en su nombre para ejercer los siguientes derechos:

11.1. Procedimiento para la realización de Peticiones o Consultas

El titular podrá consultar sus datos en cualquier momento. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de las vías de atención arriba señaladas.

El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta al Titular, y no se acredite que la misma actúa en representación de este, la solicitud se entenderá por no presentada.

La consulta y/o petición debe contener como mínimo el nombre y dirección de contacto del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer su derecho de consulta y/o Petición.

Si la consulta y/o petición, realizada por el Titular del Dato resulta incompleta, COINGENIA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha de requerimiento, sin que el solicitante presente información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.

Las peticiones y/o consultas serán atendidas por COINGENIA en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día de recepción. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días siguientes al vencimiento del primer término.

11.2. Procedimiento para la realización de quejas y reclamos.

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la ley 1581 de 2012, cuando el titular o sus causahabientes consideren que la información tratada por COINGENIA deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse un presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes consagrados en el ley, podrán presentar solicitud ante COINGENIA, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:

El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta al Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, la solicitud se tendrá por no presentada.

La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada por los medios autorizados por COINGENIA, indicados en el presente documento, y contener, como mínimo, la siguiente información.

  • Nombre y dirección de domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir respuesta.
  • Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en dado caso, la de su representante con respectiva autorización o poder.
  • La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.

Si la solicitud se presenta incompleta COINGENIA deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá la solicitud desistida.

En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado al área competente, en un término máximo de dos (2) días hábiles, y le informará de tal situación al Titular.

Una vez recibida la solicitud, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta el día en que la solicitud sea decidida.

El término máximo para atender esta solicitud es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a su recepción. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  1. Seguridad 

Conforme a lo dispuesto en el artículo 19 del decreto 1377 de 2013, COINGENIA se compromete a adoptar y acatar las directrices que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) respecto a todos los temas relacionados con la seguridad de los datos personales que se obtengan. COINGENIA realizará sus mejores esfuerzos para mejorar los estándares de seguridad que protegen la información personal recolectada.

  1. Autorización:

COINGENIA solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de Datos Personales sobre los que requiera realizar Tratamiento.

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por COINGENIA, algunos de ellos como:

  1. Por escrito, diligenciando un formato de autorización de Datos Personales determinado por COINGENIA.
  2. Por medio de formularios Web con aceptación clara de sus políticas
  3. De forma oral, a través de una conversación telefónica o de videollamada.

Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó autorización, a través de aceptación expresa a los Términos y Condiciones de la actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de Datos Personales, tales como, por ejemplo: La celebración de contratos de prestación de servicios y de transporte, mandato, alquiler, vinculación o cualquiera semejante. En ningún caso COINGENIA asumirá el silencio del Titular como conducta inequívoca.

  1. Disposiciones especiales para el Tratamiento de Datos Sensibles.

14.1 Tratamiento de Datos Personales de naturaleza sensible.

El Tratamiento de Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el artículo 6 de la ley 1581 de 2012.

Conforme a lo anterior, COINGENIA sugiere no suministrar datos sensibles, salvo que el Titular lo considere necesario para efectos de cumplir con las actividades que se desarrollen o llegaren a desarrollar conjuntamente con la compañía.

Por lo tanto, se solicita que, en caso de que cualquier persona remita, por cualquier canal a la Empresa, datos sensibles, estos deben ser enviados con la debida autorización de tratamiento, para los propósitos legítimos del negocio y los fines que establece el presente documento.

14.1.1 Obtención de datos sensibles.

COINGENIA no obtendrá información que esté catalogada por la normatividad vigente como datos sensibles, salvo en los siguientes eventos:

  • Cuando los Titulares den su autorización de manera expresa y previa o concurrente al momento de la recolección de datos.
  • Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar un interés vital del Titular, caso en el cual se requerirá la autorización expresa de quien ejerza la representación legal de este.
  • Cuando el tratamiento sea efectuado en curso de las actividades legítimas o con las debidas garantías. En estos eventos, este tipo de datos no se podrá suministrar a terceros sin autorización previa del titular.
  • Cuando se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un proceso judicial.
  • Cuando tenga finalidad histórica, estadística o científica, para lo cual deberán tomarse las medidas conducentes a la eliminación de la identidad de los Titulares.
  • Cuando los datos sean enteramente necesarios para la realización del objeto contractual, por lo que se mantendrá completa discreción de los mismos y sólo se utilizarán dichos datos para cumplir con lo estipulado en el contrato..

En estos casos, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, COINGENIA, informará al Titular:

  • Que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
  • Cuáles de los datos serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.
14.2. Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes.

Según lo dispuesto en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, COINGENIA sólo realizará el Tratamiento, correspondiente a menores de edad, siempre y cuando este Tratamiento corresponda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Además, sólo realizará Recolección y Tratamiento en caso de ser totalmente necesario para el que hacer comercial y la realización de su objeto social y contractual.

Cumplidos los anteriores requisitos, COINGENIA deberá obtener la Autorización del Representante legal del menor de edad, previo ejercicio de su derecho a ser escuchado, en todo caso será escuchada la opinión del menor.

  1. Información recibida de forma pasiva o cookies.

Cuando se utilicen los servicios contenidos dentro de los sitios web de COINGENIA, podrá este recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de información, tales como “cookies”, a través de los cuales recolecta información acerca del hardware y software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que visita con mayor frecuencia en estos sitios web afectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de COINGENIA, tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador.

  1. Transferencia, Transmisión y Revelación de Datos Personales.

COINGENIA, podrá revelar a sus aliados, previo cumplimiento de los cuidados correspondientes, los Datos Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esa Política de Protección de Datos Personales.

Igualmente, COINGENIA, podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados cuando:

  1. Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de COINGENIA.
  2. Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.

En todo caso, cuando COINGENIA desee enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente. 

  1. Los alcances y finalidades del tratamiento.
  2. Las actividades que El Encargado realizará a nombre de COINGENIA.
  3. Las obligaciones que debe cumplir El Encargado respecto del Titular del Dato y COINGENIA.
  4. El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la ley colombiana y la presente política.
  5. La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las Bases de Datos, así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de datos transmitidos.
  6. Una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas tanto por COINGENIA como por El Encargado de los datos en su lugar de destino.

COINGENIA no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de Datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y sus Decretos Reglamentarios.

  1. Transferencia internacional de datos personales.

Conforme a lo dispuesto en el artículo 26 de la ley 1581 de 2012, COINGENIA se compromete a no transferir datos a terceros países que no cumplan con los estándares de protección de datos personales exigidos por la Superintendencia de Industria y Comercio, salvo excepciones señaladas a continuación.

  • Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
  • Intercambio de datos de carácter médico, por razones de salud o higiene pública. 
  • Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que le resulte aplicable, en el evento en que la Empresa realice este tipo de transacciones.
  • Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
  • Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del Tratamiento, siempre y cuando se cuente con la autorización del titular.
  • Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

  1. Cambios en el presente Política.

COINGENIA podrá modificar esta Política para el Tratamiento de Datos Personales, en el momento en que lo considere necesario, conforme a los cambios normativos que se hagan respecto a esta materia.

Todas las actualizaciones deberán ser registradas en el final del documento para efectos de publicidad a terceros.

  1. Vigencia.

Esta política de Protección de Datos Personales está vigente a partir de su publicación.

  1. Actualizaciones.

Versión 1: 6 de abril de 2021.

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